O Webarquivos - Armazenagem Web é um serviço de armazenamento de documentos digitais. Surgiu pela observação da necessidade das empresas
em armazenar seus documentos fiscais do SPED (EFD, NF-e e ECD) com segurança e a preocupação em buscar espaço digital para este armazenamento.
Com o Webarquivos ewlimina-se a preocupação com o aumento da estrutura física de armazenamento e conta-se com a total segurança na guarda das
informações. No Webarquivos os documentos digitais são armazenados em servidores com segurança máxima e com backup de todos os arquivos armazenados.
O Webarquivos facilita o trabalho do contador que tem controle e acesso aos documentos digitais armazenados, incluindo um controle dos XML das notas
de entrada e saída do cliente.
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1) Armazenamento de documentos Nfe
- Armazena apenas Nfe;
- Efetua a catalogação automática das notas para posterior pesquisa;
- Procura das notas por Data de emissão; Data de entrada; CNPJ do Emitente; CNPJ do Cliente e Nº da nota;
- Monitoramento de NF de entrada
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2) Armazenamento de documentos SPED
- Armazena separadamente vários tipos de documentos gerados pelo SPED
(EFD Fiscal, EFD Contábil, CT-e, folha de pagamento, Fcont, etc.);
- Efetua a catalogação automática dos documentos para posterior pesquisa.
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3) Armazenamento de documentos variados
- Armazena documentos de várias origens e tipos diferentes (Doc, PDF, JPG, etc);
- Os arquivos serão organizados por categorias e subcategorias criadas pelo usuário, proporcionando facilidade e rapidez para o acesso aos arquivos.
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As medidas de fiscalização tributária (nota fiscal eletrônica, SPED fiscal e contábil, SPED PIS e COFINS, etc) desenvolvida pelos governo federais e estaduais,
trouxe uma nova realidade para as empresas, a geração de documentos digitais conhecido como EFD – Escrituração Fiscal de Documentos e a ECD – Escrituração Contábil
de documentos.
O grande desafio para as empresas e para os escritório de Contabilidade é como armazenar com segurança esses documentos pelo período definido em lei. O período
mínimo definido em lei é de "pelo menos 5 anos".
O volume muito grande de documentos e sua variedade de tipos gera uma necessidade de soluções de armazenamento que incluam o gerenciamento de arquivos e uma
segurança dessas informações, tanto para sua manutenção nos prazos previstos como para a inviolabilidade dos dados.
O Webarquivos vem ao encontro da necessidade de armazenamento de documentos digitais, com o objetivo de armazenar vários tipos de arquivos gerados por vários
setores da empresa, principalmente o setor de contabilidade da empresa, dando possibilidade de acesso a usuários e contadores para buscar as informa desses dados
de forma rápida e eficiente. Sendo acompanhado por medidas que possibilitem a proteção dos dados armazenados.
- Armazenamento em cloud computing;
- Upload de arquivos unitariamente ou em quantidade;
- 3 áreas de armazenamento:
1) Documentos NFe;
2) Documentos SPED;
3) Documentos variados.
- Organização dos arquivos;
- Pesquisa de arquivos por vários campos de filtragem;
- Backup automático diário da base de dados;
- Escalabilidade automática do espaço de armazenagem;
- Servidor dedicado 24 X 7;
- Sistema em Java;
- Operacionalidade 100% em web;
- Relatórios de armazenamento e consultas à base;
- Melhor custo-benefício.
Armazenamento na empresa em
HD, CD ou DVD |
Armazenamento
Webarquivos |
Vantagens do Uso
do Webarquivos |
| Necessidade de aumento de espaço no computador da empresa ou no servidor |
Salvamento dos arquivos em servidor web; Aumento automático do espaço da base de dados |
Economia no investimento com hardware; não comprometimento da performance do computador, ou servidor, com banco de dados |
| Backup de arquivos em HDs, CDs, DVDs, etc. |
Todas as notas tem backups diário em servidores na web, com segurança e em base única. |
Despreocupação com a forma de guardar os backups; base única facilita a organização e identificação |
| Armazenamento sem sistema de procura |
Sistema de organização dos arquivos facilitando a identificação; |
Economia de tempo de procura e acesso rápido aos arquivos desejados |
| Dificuldade de identificação e recuperação dos arquivos; consumo de tempo na tarefa de procura do arquivo desejado |
Sistema de organização de arquivos facilita a recuperação de forma rápida; pesquisa de arquivos por filtros; |
Economia de tempo de procura e acesso rápido aos arquivos desejados |
| Envio dos arquivos à contabilidade por e-mail ou CDs |
Acesso do contador à base de dados para baixar os arquivos desejados |
Rapidez no acesso do contador e despreocupação no envio de documentos |
| Desconhecimento dos XML de Nfe de entrada. |
Sistema de cadastro de Danfe que verifica se o XML de entrada está arquivado corretamente. |
Monitoramento dos XML de entrada que não foram entregues pelo emitente. Controle online do contador
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A legislação fiscal brasileira determina que determinadas empresas usem obrigatoriamente a NF-e.
Com isso, a legislação (Ajuste SINIEF 07/05, alterado pelo Ajuste SINIEF 08/10) determina que a empresa é
obrigada a realizar o armazenamento da NF-e.
"Cláusula décima. O Emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob
sua guarda e responsabilidade,
pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que
fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração
Tributária quando
solicitado."
A legislação ( Ajuste SINIEF 08/10) obriga a empresa emitente a encaminhar ou disponibiilizar o arquivo digital, que é o XML para o destinatário da
NF-e.
Cláusula sétima: "§ 7º O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou
disponibilizar o download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso
ao destinatário e ao transportador contratado, imediatamente após o recebimento da
autorização de uso da NF-e.".
O sistema Webarquivos atende estas obrigatoriedades da legislação, armazenando com segurança os arquivos XML.
Segue abaixo as respostas da Receita Federal às principais dúvidas sobre o tema armazenamento.
É correto afirmar que, como a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, a empresa emitente não mais precisa guardar a NF-e?
Não. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e?s pelo prazo estabelecido na legislação tributária para
a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.
Caso o destinatário (comprador) não tenha condições de receber o arquivo digital, deverá armazenar o DANFE pelo prazo decadencial.
As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital das NF-e pelo prazo estabelecido na legislação
tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o
emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela também não precisará guardar o DANFE,
mas apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá, alternativamente, manter em
arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à
administração tributária, quando solicitado.
Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da
NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.
Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF?
Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos
documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito
inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.
A empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação. Ela pode armazenar esses arquivos em banco de dados? (incluído em 01/01/09)
A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo
formato que foram transmitidos e autorizados.
A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa,
mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e.
Fonte – Portal da Receita Federal
( http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasFrequentes.aspx?tipoConteudo=47FIo72z99s )
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O contribuinte deverá armazenar o arquivo digital da EFD transmitido, observando os requisitos de segurança, autenticidade, integridade e validade
jurídica, pelo mesmo prazo estabelecido pela legislação para a guarda dos documentos fiscais.
A geração, o armazenamento e o envio do arquivo digital não dispensam o contribuinte da guarda dos documentos que deram origem às informações nele
constantes, na forma e prazos estabelecidos pela legislação aplicável. O arquivo a ser mantido é o arquivo TXT gerado e transmitido (localizado em
diretório definido pelo usuário), não se tratando, da cópia de segurança.
Os contribuintes obrigados à EFD, mesmo que estejam com suas atividades paralisadas, devem apresentar os registros obrigatórios (notação = "O"),
informando, portanto, a identificação do estabelecimento, período a que se refere a escrituração e declarando, nos demais blocos, valores zerados,
o que significa que não efetuou qualquer atividade.
Fonte: http://www.sefaz.ba.gov.br/especiais/aviso_escrituracao_fiscal_digital.htm
RESOLUÇÃO CFC Nº 560/83
DE 28 DE OUTUBRO DE 1983
DISPÕE SOBRE AS PRERROGATIVAS PROFISSIONAIS DE QUE TRATA O ARTIGO 25 DO DECRETO-LEI Nº 9.295, DE 27 DE MAIO DE 1946
CAPÍTULO I
DAS ATRIBUIÇÕES PRIVATIVAS DOS CONTABILISTAS
13 – controle de formalização, guarda, manutenção ou destruição de livros e outros meios de registro contábil, bem como dos documentos relativos à vida patrimonial;
Na integra veja: http://www.crcsp.org.br/portal_novo/publicacoes/guia_usuario/Index.htm
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